Relatoría 08-05-2008

La Propuesta de Consultoría

La propuesta de consultoría es importantísima ya que es la carta de presentación ante el cliente, y buena parte del contrato si el cliente requiere los servicios de la empresa consultora o consultor. Además ayuda en la planificación del trabajo de consultoría que se va a desarrollar con la participación del cliente, y es una herramienta para mercadearse como consultor ya que incluye el perfil de la empresa consultora.

Debe ser fácil de redactar ya que en consultoría el tiempo es un costo y además para ayudar a la comprensión por parte del cliente, debe ser una herramienta de marketing de manera de conseguir que nuestro cliente quede enganchado a ella y además la quiera llevar a cabo, incluso recomendándonos a otros posibles clientes, y debe evitar dar demasiado detalle de las actividades a realizar con el cliente ya que después lo pueden hacer el cliente por su cuenta y se puede perder esa propuesta.

El cliente siempre va a tener miedo al llamar al consultor ya que este es una agente externo a la empresa y no sabe si de verdad sabe, va a cumplir con los plazos, va a ser imparcial, o si va a hacer su trabajo en los plazos establecidos, además del propio temor a reconocer que no ve cómo solucionar un problema o como optimizar su empresa, y por la fuga de información que se puede originar si el consultor la divulga. Para ello mediante la propuesta se debe tratar de establecer una relación de confianza entre el consultor y su cliente cuyos términos son discutidos en la presentación de la misma.

Para redactar una propuesta de consultoría se siguen los siguientes pasos:

• Se establece un diagrama de flujo de actividades, donde se apunta al objetivo, de manera que las actividades cumplan con los objetivos del cliente y del consultor, establecer un orden donde sepamos ¿qué actividades se pueden solapar o cuales dependen de otras?, además se establece el costo de las actividades de manera de ir calculando el costo total y así hacer más fácil poner el precio y finalmente ver actividades son indispensables.
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  Desarrollar una declaración de beneficios por actividad, se debe poner para cada actividad que beneficio aporta a la situación del cliente, de manera de explicar el impacto de cada actividad y que el cliente comienza a ver resultados durante todo el proceso de la consultoría, pero tampoco hay que exceder y decir ¿cómo se va a realizar las actividades?, de manera de que tengan la necesidad de que el consultor los guie durante el proceso.
  
• Desarrollar un sistema de seguimiento y control, el cliente quiere ver resultados lo más pronto posible, para ello funciona muy bien establecer puntos de control donde se recolecte información, entregar informas de avance, o entrenar al cliente para que el mismo lleve el seguimiento de la consultoría.
  
• Debemos expresar de manera entendible y lo más sencilla posible la distribución de las actividades en el tiempo, puede ser mediante un diagrama de Gantt sencillo donde aparezcan las actividades y el tiempo.
  
• Establecer todos los costos de la consultoría de manera que el cliente puede saber de ¿dónde viene el monto? que la consultora le va a cobrar desglosado por recursos, actividades, horas hombre de consultoría entre otras cosas.
  
• Además debe contener los términos y condiciones generales de cómo se va a llevar a cabo la relación entre el cliente y el consultor y los perfiles de las personas que van a estar involucradas de manera que se incluya nada más lo relacionado con el trabajo que se va a llevar a cabo, de manera de hacer ver que hay una buena selección de recursos y que estos puedan ser útiles para dicho trabajo.
  
  La propuesta se divide en las siguientes secciones:
  
• La Sección Técnica, aquí se coloca todo los relacionado con las actividades que se van realizar, y el entendimiento de la situación por parte del consultor, de manera que haya suficiente información pero no en exceso ya que se pudiese perder el trabajo a realizar diciéndole al cliente como se hace, además debe ayudar al cliente a ver el o los problemas reales a su situación.
  
• La Sección relativa al Personal, se indica ¿quiénes van a realizar las actividades? y en ¿qué tiempo las van a desarrollar? de manera que el cliente pueda ver que la selección está bien realizada.
  
• Sección de antecedentes del Consultor, una breve reseña de lo que el consultor ha hecho en el pasado, en trabajos similares al pedido por el cliente solo se debe presentar información relevante, y referencias de clientes que ha tenido en el pasado.
  
• Sección de Finanzas y Otras, en esta sección es donde se explica de donde sale el monto que se le está cobrando al cliente de manera que es importante ser lo suficientemente detallado como para que el cliente entienda el monto, además se puede incluir clausulas del contrato definitivo y condiciones para realizar el trabajo.
  

Como se puede apreciar la propuesta de consultoría es la puerta de entrada del consultor a la empresa de su cliente, por lo cual, es importante que esté bien hecha, y correctamente redactada de manera que tanto el cliente como el consultor la puedan entender y no debe tener más información que la que se considere necesaria para enganchar al cliente sin que este vea ¿cómo se va a llevar a cabo? Y de esta manera poder conseguir el trabajo.

Por Carlos E Guarache R