Pregunta de la semana ... 19.05.08.-

Hola a todos:

Tomando en consideración lo que vivimos en la última clase, donde hicimos un simulacro de una sessión de trabajo de levantamiento de información para nuestros trabajos grupales: ¿ Es adecuado o no que el equipo consultor levante el perfil del cliente como insumo para las sesiones de levantamiento de información ? Si está de acuerdo... ¿Que pasa cuando no conoce al cliente y va a una sesión de levantamiento de información con él por primera vez ?.

Razone su respuesta.

Espero sus prontos y buenos comentarios.

Saludos.

Pedro Romero

Relatoria Jueves 10 de mayo de 2008

En la clase de Consultoría Gerencial del día jueves 8 de marzo de 2008 se discutió acerca de lo siguiente:

Propuesta de Consultoría

La elaboración de la propuesta de consultoría, se realiza con el fin de establecer los términos y condiciones de la relación consultor-cliente; describir la planificación de la intervención que se le realizará al cliente. Esta es para la empresa un plan de marketing.

La finalidad principal de redactar una propuesta de consultoría es conseguir al cliente. Se debe ser muy cuidadoso pues éste debe contener las actividades a realizar, y no el cómo se van éstas a realizar, porque se debe proteger el trabajo evitando que el cliente en vez de contratar los servicios de consultoría, plagie e implemente por si mismo el trabajo.

Hay ciertas exigencias que se deben cumplir a la hora de redactar una propuesta y estas son las siguientes:

· La propuesta debe ser sencilla y fácil de redactar, pues debe requerir el mínimo tiempo para hacerlo. Las horas hombre son costosas y aunque la finalidad de la propuesta es conseguir el cliente, existirán casos en los que esto no ocurra y por esto, la inversión n esta actividad debe ser mínima.

· Debe realizarse como una herramienta eficaz de marketing que realmente consiga clientes.

· Se debe recordar la diferencia entre “sin costo” y “gratis”. Sin costo es aquello que no tiene valor, mientras que aquello que es gratis, tiene cierto valor, pero por algún motivo o promoción no se exige un tipo de pago por este. En el caso de la propuesta de consultoría, ésta no se debe regalar y como se mencionó anteriormente, se debe tener cuidado con la información que en este se revele.

El cliente que necesita de una consultora puede tener ciertos miedos tales como:

· Posible incompetencia del consultor.

· Falta de control de la dirección de la empresa que solicita el servicio

· Que la empresa dependa en el tiempo de la consultora.

· Que la consultora cobre honorarios muy altos.

· Tiempos inadecuados para realizar el trabajo (que la consultora se tome mucho mas tiempo del propuesto)

· Algunas empresas creen que el necesitar un servicio de consultoría es símbolo de fracaso para la misma.

· Que la consultora divulgue información confidencial de la empresa.

· Que la consultora realice un diagnóstico incorrecto de la situación

· Que existan parcialidades por el consultor.

Pasos para redactar la propuesta de consultoría:

1. Establecer un diagrama de flujo de actividades:

Deben incluirse los objetivos a lograr, el orden de las actividades, el tiempo que toma cada una de las actividades, las actividades solapadas, costos por cada actividad y otras actividades opcionales y/o deseables. Todo esto se debe hacer sin explicar la actividad como tal.

2. Declaración de beneficios por actividad:

Presentar en cada punto del diagrama de flujo, los beneficios que cada actividad traerá para el cliente.

Estructurar de forma lógica la lista de beneficios afín.

3. Detallar el esquema de control y seguimiento:

Establecer un esquema de reuniones, entregas de informes de avance; formar un equipo de seguimiento y control (mostrar una nueva herramienta). Especificar el entrenamiento que el cliente necesita para poner en práctica el seguimiento y control.

4. Calendario:

Presentar un Diagrama de Gant, lo cual es una forma fácil y gráfica de visualizar el cronograma de actividades.

5. Resumir y presentar costos:

Se debe entender claramente el porqué de los costos de las actividades. La transparencia de la propuesta generará buenas negociaciones.

Se debe incluir un resumen de actividades, horas de consultoría, horas por tipo de recurso, costo por hora, costo de otros recursos y formas de pago. Se recomienda especificar la participación del cliente.

6. Incluir extras y condiciones especiales:

Currículum de las personas que estarán involucradas con la finalidad de certificar que la empresa recibe el personal que espera y para además saber si éstos tienen relación o ni con la empresa.

Por otra parte, el resumen ejecutivo debe incluir una sección técnica, personal y de antecedentes y financiera.

Sección Técnica:

Se debe explicar la conclusión del problema que presenta la empresa, para así verificar que realmente se hubicó y entendió correctamente el mismo evitando así problemas futuros.

En esta sección no se recomienda ser ni muy general ni muy específico.

Sección Personal:

Se debe saber exactamente quienes integran el grupo de consultores que atenderá a la empresa, por razones de confidencialidad, confianza, entre otros.

Sección de Antecedentes:

Se incluye el “currículum” de la empresa sin caer en exageraciones

Sección Financiera y de otra índole:

Se incluyen las conclusiones financieras o de otro tipo.

En síntesis se puede resumir que:

• La propuesta es una herramienta de marketing
• Tiene como finalidad ganar al cliente
• La relación cliente-consultor es bien definida
• No se debe decir el cómo de las actividades a realizar.
• Se debe especificar la estructura de costos por actividad
• Debe describir “lo buena que es la consultora” sin extralimitarse. (marketing)
• Debe implementar una buena técnica: entendimiento del problema, del medio (explicar la metodología), estructurar muy bien los roles.
• Deben ser claras y especificas las cláusulas financieras y/o de otra índole.

Michel Racho

Relatoría 08-05-2008

La Propuesta de Consultoría

La propuesta de consultoría es importantísima ya que es la carta de presentación ante el cliente, y buena parte del contrato si el cliente requiere los servicios de la empresa consultora o consultor. Además ayuda en la planificación del trabajo de consultoría que se va a desarrollar con la participación del cliente, y es una herramienta para mercadearse como consultor ya que incluye el perfil de la empresa consultora.

Debe ser fácil de redactar ya que en consultoría el tiempo es un costo y además para ayudar a la comprensión por parte del cliente, debe ser una herramienta de marketing de manera de conseguir que nuestro cliente quede enganchado a ella y además la quiera llevar a cabo, incluso recomendándonos a otros posibles clientes, y debe evitar dar demasiado detalle de las actividades a realizar con el cliente ya que después lo pueden hacer el cliente por su cuenta y se puede perder esa propuesta.

El cliente siempre va a tener miedo al llamar al consultor ya que este es una agente externo a la empresa y no sabe si de verdad sabe, va a cumplir con los plazos, va a ser imparcial, o si va a hacer su trabajo en los plazos establecidos, además del propio temor a reconocer que no ve cómo solucionar un problema o como optimizar su empresa, y por la fuga de información que se puede originar si el consultor la divulga. Para ello mediante la propuesta se debe tratar de establecer una relación de confianza entre el consultor y su cliente cuyos términos son discutidos en la presentación de la misma.

Para redactar una propuesta de consultoría se siguen los siguientes pasos:

• Se establece un diagrama de flujo de actividades, donde se apunta al objetivo, de manera que las actividades cumplan con los objetivos del cliente y del consultor, establecer un orden donde sepamos ¿qué actividades se pueden solapar o cuales dependen de otras?, además se establece el costo de las actividades de manera de ir calculando el costo total y así hacer más fácil poner el precio y finalmente ver actividades son indispensables.
• 
  Desarrollar una declaración de beneficios por actividad, se debe poner para cada actividad que beneficio aporta a la situación del cliente, de manera de explicar el impacto de cada actividad y que el cliente comienza a ver resultados durante todo el proceso de la consultoría, pero tampoco hay que exceder y decir ¿cómo se va a realizar las actividades?, de manera de que tengan la necesidad de que el consultor los guie durante el proceso.
  
• Desarrollar un sistema de seguimiento y control, el cliente quiere ver resultados lo más pronto posible, para ello funciona muy bien establecer puntos de control donde se recolecte información, entregar informas de avance, o entrenar al cliente para que el mismo lleve el seguimiento de la consultoría.
  
• Debemos expresar de manera entendible y lo más sencilla posible la distribución de las actividades en el tiempo, puede ser mediante un diagrama de Gantt sencillo donde aparezcan las actividades y el tiempo.
  
• Establecer todos los costos de la consultoría de manera que el cliente puede saber de ¿dónde viene el monto? que la consultora le va a cobrar desglosado por recursos, actividades, horas hombre de consultoría entre otras cosas.
  
• Además debe contener los términos y condiciones generales de cómo se va a llevar a cabo la relación entre el cliente y el consultor y los perfiles de las personas que van a estar involucradas de manera que se incluya nada más lo relacionado con el trabajo que se va a llevar a cabo, de manera de hacer ver que hay una buena selección de recursos y que estos puedan ser útiles para dicho trabajo.
  
  La propuesta se divide en las siguientes secciones:
  
• La Sección Técnica, aquí se coloca todo los relacionado con las actividades que se van realizar, y el entendimiento de la situación por parte del consultor, de manera que haya suficiente información pero no en exceso ya que se pudiese perder el trabajo a realizar diciéndole al cliente como se hace, además debe ayudar al cliente a ver el o los problemas reales a su situación.
  
• La Sección relativa al Personal, se indica ¿quiénes van a realizar las actividades? y en ¿qué tiempo las van a desarrollar? de manera que el cliente pueda ver que la selección está bien realizada.
  
• Sección de antecedentes del Consultor, una breve reseña de lo que el consultor ha hecho en el pasado, en trabajos similares al pedido por el cliente solo se debe presentar información relevante, y referencias de clientes que ha tenido en el pasado.
  
• Sección de Finanzas y Otras, en esta sección es donde se explica de donde sale el monto que se le está cobrando al cliente de manera que es importante ser lo suficientemente detallado como para que el cliente entienda el monto, además se puede incluir clausulas del contrato definitivo y condiciones para realizar el trabajo.
  

Como se puede apreciar la propuesta de consultoría es la puerta de entrada del consultor a la empresa de su cliente, por lo cual, es importante que esté bien hecha, y correctamente redactada de manera que tanto el cliente como el consultor la puedan entender y no debe tener más información que la que se considere necesaria para enganchar al cliente sin que este vea ¿cómo se va a llevar a cabo? Y de esta manera poder conseguir el trabajo.

Por Carlos E Guarache R

RELATORIA 6 DE MAYO II

En la clase del martes hablamos sobre levantamiento de información, técnica de solución de problemas (enfoque Mckinsey), técnicas y pasos a seguir cuando se realiza una consultoría y como una persona debe mercadearse a la hora de una entrevista de trabajo.

Comenzamos la clase con un video en blanco y negro de "Sherlock Holmes" mejor conocido como el Detective Consultor. Donde el afectado en el video es el Dr. Tobel, este sufre un atentado contra su vida. En la escena también se encuentra el Doctor Watson, que es el guardaespalda del Dr. Tobel. Después observamos la relación cliente, consultor (Dr. Tobel- Sherlock Holmes). El Detective consultor reconstruye la escena del crimén, hace un análisis profundo de los hechos, realiza hipótesis, saca conclusiones y finalmente realiza el levantamiento de información.

-Luego hablamos sobre el análisis de los hechos donde es necesario cazar los hechos y nunca debemos tenerlos. Si los cazamos podremos generar una hipótesis válida.

-Manejo de Hipótesis:

Proponen una solución antes de investigar el problema a fondo. El cliente da una opinión.
La hipótesis representa un elemento fundamental en el proceso de investigación. Luego de formular un problema, el investigador enuncia la hipótesis, que orientará el proceso y permitirá llegar a conclusiones concretas del proyecto que recién comienza. La hipótesis bien formulada tiene como función encausar el trabajo que se desea llevar al efecto.

-La hipótesis como una posible solución del problema: la hipótesis no es solamente la explicación o comprensión del vínculo que se establece entre los elementos inmersos en un problema, es también el planteamiento de una posible solución al mismo.

-El verdadero problema:

Debemos detectar el problema, debemos indagar, debemos interactuar y consultar a nuestro cliente. La localización de problemas se utiliza usualmente como un dildo, así que la concentración de la atención ó primer foco se debe hacer en qué fue lo que cambió. Se debe tener mucho cuidado en no hacer conclusiones falsas o debidas a la casualidad, la correlación no significa siempre causa.

Un principio básico en la localización de problemas es empezar desde la parte más simple y probable. Esto se expresa en el viejo dicho que dice "Cuando veas pisadas de herradura, busca caballos, no zebras". El hecho de que un problema se le presente como un asunto esencial no significa que deba aceptarlo como el problema real.

-Podemos utilizar problemas parecidos

Regla 80/20. El Principio dice que el 20% de cualquier cosa producirá el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo cuenta para el 20% de los efectos. Hay que ver que problema es más importante.

Debemos tener soluciones realistas y debemos evitar el análisis excesivo de un problema. A veces no tenemos mucho tiempo para hacer el análisis de un problema, lo que debemos hacer es llegar a un entendimiento con nuestros clientes.

-Soluciones de 30 segundos:

Las soluciones deben ser resumidas y explicadas en treinta (30) segundos. Se puede usar la táctica del elevador.

-Tácticas para entrevistas sanas:

Que compañia me esta entrevistando, ante quien me voy a entrevistar.

Entender a la empresa, conocerla. Que información me interesa.

Que es lo más importante:

No estamos mercadeando.

Hay que causar buena impresión.

Hay que tener un buen tono de voz.

Transmitir lo que se va a decir.

Hay que tener poder de convencimiento.

Presentar un buen Curriculum Vitae, no más de dos (2) páginas.

Ideas

Preparar las entrevistas. Has preguntas que sepas las respuestas. Nunca seas hóstil.

Puntos importantes: pequeñas victorias

Pequeños éxitos ayudarán a aumentar la moral y serenar a los clientes. Hay que avanzar paso a paso, poco a poco, escalón por escalón, hasta que finalmente llegamos a los resultados esperados.

Otros consejos

No prometas demasiado.

Dividir problemas grandes en otro más pequeños y manejables.

Conclusión:

La entrevistas son esenciales para la recolección de información.

Por:

Reynaldo A. Pulido Puerta

Relatoria del 6 de mayo

En la clase del martes 6 de mayo fue en referencia al levantamiento de información, técnicas y pasos a seguir cuando se realiza una consultaría, también se hizo énfasis en como uno se debe mercadear a la hora de una entrevista de trabajo.
La clase comenzó viendo un video Blanco y Negro de Sherlock Holmes mejor conocido como Detective Consultor donde observamos una escena donde el afectado que es el Dr. Tobel sufre un atentado contra su vida junto a ellos se encuentra Doctor Watson que estaba cumpliendo labores de guardaespaldas. Después observamos una relación consultor – cliente entre Holmes y Tobel para reconstruir la escenas basándose en hechos como el lápiz labial, cabello rubio y llegar levantamiento a realizar una hipótesis de los hechos sucedidos evitando opiniones al respecto , ya que el consulto no se debe basar en opiniones cuando esta levantando la información, hace un análisis del caso y llega a unas conclusiones.

Después de ver el video se discutió la relación con la consultaría y se determino las semejanza entre el consultor y el detective, como debe ser levantada la información y a continuación le comentare sobre los aspecto o tips que hay que seguir cuando se realiza una consultaría.
•Análisis de hechos:
Es necesario tener unos hechos, para después basado en esto hechos generar una hipótesis, por que si no carece de validez, un ejemplo de esta situación lo observamos cuando vimos la película de Holmes donde esta el cabello rubio, la servilleta con lápiz labial.
“Cazar los hechos y nunca tenerlos”.
•Manejo de hipótesis:
Cuando nos referimos a esto pueden suceder las siguientes situaciones:
oNo necesariamente lo que el cliente cree que es un problema lo es.
oMuchas veces ocurre que el cliente te quiere dar la solución como se resuelve el problema y en este caso no esta dando una opinión.
oHay validar la Hipótesis del cliente.

•El verdadero Problema.
Hay que detectar el problema real el que esta afectando, hay que interactuar, indagar con el cliente con su entorno, es necesario la documentación.


Importante “La consultaría de Sofá no sirve” el consultor no se puede abstraer de la situación.
•Problemas Parecidos
Regla 80/20 El Principio dice que el 20% de cualquier cosa producirá el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo cuenta para el 20% de los efectos.
Pueden existir semejanzas con consultarías anteriores pero no necesariamente se resuelva de las misma manera.
•Soluciones Realista.
Como consultor tienes la obligación de dar una solución adaptada a la situación de tu cliente tanto en el aspecto económico, funcional, ético.
•Evitar el análisis excesivo.
Cuando tratamos este punto el profesor hizo referencia a al factor tiempo que hemos trabajado todo el semestre, cuando uno presenta una propuesta al cliente no es la única, hay otras consultoras en buscas del mismo cliente es una competencia el que llegue primero y de la mejor manera posible con la mayor calidad se lleva el trabajo. Comento frases típicas de cómo debe comenzar una propuesta “Basado en nuestro entendimiento de la información” toda propuesta posee incertidumbre ya soy lapsos muy cortos para levantar dicha propuesta.
Hablamos del aspecto monetario las dos modalidades de que se acostumbra.

oCosto materias por recurso: se cobra por Horas/Hombres los recurso usado durante dicha consultaría y existe la cláusula del 10% si hay una variación se vuelve a renegociar.
oPrecio Fijo + amortización: este esquema se toma cuando es una consultaría que anteriormente se ha realizado es algo natural. No es el método mas usado se corre un riesgo si el proyecto se alarga genera perdidas

Después realizamos una actividad práctica soluciones 30 segundo La prueba del elevador. La actividad consiste que en 30 segundo me cuente de tu vida?
El fin de esta actividad era dar tips para poder mercadearse a la hora de una entrevista trabajo o como tratar de captar a un cliente .Entre eso punto encontramos el aporte que le da uno a la empresa, que cuando vas un cliente debe ir preparado conocer su negocio, por que se caracterizan un ejemplo de esto que uno asista a polar y le diga que coca cola es un buen producto de ellos.
•Otros punto de son las pequeñas Victorias.
Son las entregas parciales, es un conjunto de resultados que vas acumulando para lograr el resultado final.
•Otros consejos.
oDividir el problema grande en problemas pequeños.
oNo prometer demasiado.


Simón A Abdala M

Relatoria Dia Martes 29-04-2008

Después de varios apagones eléctricos ocurridos en gran parte de caracas se inicio la clase a la hora de costumbre.


La clase se inicio con un extracto de video de la serie “Dr. House” en la que se observa como el equipo de médicos intercambian un conjunto de ideas y opiniones acerca del diagnostico de una posible enfermedad que posee un paciente, ¿Qué se concluyo por medio de este video?, principalmente que los consultores deben tener claro que son hechos y opiniones, cuando se esta levantando información es importante saber distinguirlos y a su vez analizar que opiniones pueden ser llevadas a hechos. El consultor a través de su experiencia puede llegar a diferenciar hechos y opiniones que se encuentren inmersas en toda una lluvia de ideas.



Seguidamente, se observo otro video de “Dr. House”; por medio del cual se conoció un método que debe existir en todo grupo de consultores, básicamente consiste en ejercer un rol distinto en la manera de percibir la propuesta planteada, cada percepción (personas que están de acuerdo, personas que realizan preguntas y personas que se sienten ofendidas) no debe ser defendida de manera irracional sino de manera sensata, todo esto con la intención de evaluar y “blindar” la solución.

Tres roles:
· Están de acuerdo a la posible solución.
· Realizan preguntas acerca de la posible solución.
· Sentirse ofendido éticamente, siendo este rol de gran importancia ya que da la factibilidad o vialidad de la posible solución.

Esta dinámica permite buscar la solución óptima para el cliente, ya que el mismo equipo se evalúa basándose en hechos y busca la factibilidad de la propuesta.



Como Levantar Información Según Mckinsey.

Como primer paso el consultor debe adecuarse a la magnitud, tamaño
y contexto de la compañía que se va a consultar, conociendo las realidades, necesidades y alcance del cliente.

Conocer el problema: Llegar al ¿Por qué?, ¿Qué lo origina?, ¿a que se debe?. Desde estas primeras interrogantes se empieza a formular la hipótesis.

Manejo de hipótesis: Conociendo el problema se procede a levantar la hipótesis; la hipótesis inicial propone una solución inicial justo al investigar el problema a fondo, delinea un mapa para resolver el problema pero a su vez no es la respuesta final, sino un intento de predecir totalmente lo que será probado o no durante el curso de la investigación.




( 6:02 pm se fue la luz, 6:02 pm volvió la luz, 6:03 pm se volvió a ir )



Es importante acotar: se quiere descubrir el verdadero problema y a su vez crear una hipótesis basada en hechos.


¿Qué sucede cuando tenemos hipótesis a largo plazo?

Se puede tener soluciones a largo plazo, pero estas mismas pueden ser separadas en soluciones a corto plazo si se separan por metas. Estas metas por lo general son establecida a corto y mediano plazo ya que el cliente quiere ver resultados a través del tiempo más aun cuando hay dinero de por medio. En muchas ocasiones se lleva esta situación a lo que conocemos como equipos de integración.

Equipos de integración: un equipo de trabajo se sub-divide en equipos mas pequeños según las competencias de los integrantes y cada equipo trabajan por propuestas de sinergia (que se puede alcanzar, en cuanto tiempo se puede alcanzar, etc..).

(Nunca volvio la electricidad, se hizo oscuro y se tuvo que finalizar la clase).




Alfonso E. León M.